Remote : bonnes pratiques pour créer votre outil

Et si vous adoptiez une stratégie de communication hybride ? Entre visite face-face et RP présentielle, le remote e-detailing s’est fortement développé auprès des médecins parallèlement à la téléconsultation et aux webinaires. Mais s’il semble que le remote e-detailing ne soit qu’une présentation à distance de vos eADV utilisé en visite face-face, il s’avère qu’il génère de nouveaux défis.
Tour d’horizon des tips Med it up pour réussir votre remote e-detailing.

1. Les aspects techniques du remote e-detailing

Par essence le remote e-detailing s’appuie sur une solution de visioconférence.
Il vous faut donc choisir dès le début une solution qui ne nécessite pas une installation logicielle. Très souvent dans les établissements publics et même dans les structures privées, tous les médecins ne disposent pas des droits d’installation de ces logiciels, et s’ils les ont, partez de l’hypothèse qu’ils n’ont pas installé le logiciel avant votre rdv. Il faut donc choisir une solution qui sera facilement accessible avec un simple navigateur web.

Lorsque vous sélectionnez votre solution technique, vérifiez aussi que lorsque vous présentez votre support en mode plein écran, vous voyez toujours la caméra de votre interlocuteur. Il est très compliqué de savoir quand s’interrompre ou de mesurer si votre interlocuteur vous écoute et vous comprend, sans le voir…

En second lieu, lancer une visio-conférence nécessite toujours une phase préalable de validation du bon fonctionnement de la caméra et du micro, puis plus tard du partage d’écran pour vérifier que toutes les conditions sont réunies pour pouvoir échanger clairement avec votre interlocuteur. N’hésitez donc pas à prévoir un peu de temps à cette première étape dans la durée totale de la session.

Évitez d’intégrer dans votre présentation des contenus qui vont alourdir le poids de celle-ci et bannissez tout simplement les vidéos…Il vaut mieux privilégier une présentation légère qui permettra de conserver une bonne bande passante pour que votre interlocuteur vous voit et vous entende correctement, sans décalage. Rien de plus frustrant que de devoir couper sa caméra ou de devoir attendre pour reprendre la parole en cas de décalage.

2. Les contenus du remote e-detailing

L’exercice du e-detailing nécessite de prévoir des temps durant lesquels le représentant doit être pleinement visible, c’est à dire des moments au cours desquels aucun support n’est diffusé, sa caméra permettant une présentation de son visage en plein écran.

La phase d’entrée de visite permet d’aborder les formalités d’usage de salutations et d’introduction de visite ; tout autant que la validation des aspects techniques précédemment évoqués. Prévoyez aussi une phase de conclusion durant laquelle le délégué et le médecin se voient pour une dicussion non interposée par un support de présentation. Rappelez-vous que ce support occupe la quasi-totalité de l’écran en remote.

Ainsi vous devez prévoir un support plus rapide à présenter que ce que vous utilisez usuellement pour les visites face-face. L’important étant de présenter les messages clés non seulement en vous appuyant sur ce support mais surtout en conservant des interactions humaines en one-to-one qui nécessitent de mettre fin à la diffusion de ce support.

Par ailleurs, la phase durant laquelle le support est affiché est moins propice à ces interactions humaines. Il est donc indispensable de créer des plages d’interactions régulières au fil de votre présentation. Pensez à introduire des temps d’échange dans votre présentation. Que ceux-ci soient matérialisés par des questions ouvrant à discussion ou des slides de synthèse d’une partie pour valider la bonne compréhension / assimilation des messages présentés.

Pensez aussi qu’un remote e-detailing ne permet pas de délivrer un remis à votre médecin. Pensez alors à avoir à disposition un remis à partager au format numérique si vous êtes habitués à remettre une brochure ou autre document en fin de visite. Les outils de chat ou encore les fonctionnalités de transfert de fichiers qu’offrent certaines solutions vous permettront la mise à disposition de ce document digital.

3. Le format du remote e-detailing

Facilitez le travail de vos délégués !

Limitez le nombre de clics possibles au sein du support et surtout créez une charte graphique qui permettent d’identifier clairement les boutons et autres éléments cliquables. Les boutons ouvrant des pop-ups ou les références des études doivent être représentés de manière identique sur l’ensemble du support. Prévoyez une mise en forme permettant de clairement identifier ces boutons.

Créez des slides au contenu allégé et lisible. En effet, songez que même si la grande majorité des médecins vont participer au remote depuis leur ordinateur, certains peuvent s’y connecter depuis un téléphone portable… surtout si le réseau internet de leur structure n’est pas des plus performants. Vos contenus doivent rester lisibles sur ces interfaces de taille réduite.

4. L’organisation logistique du remote e-detailing

Avant de laisser vos représentants seuls face à la solution technique, prévoyez une phase de formation à celle-ci, au support de présentation et aux savoir-être en remote. Accompagnez cette formation de fiches pratiques synthétiques et visuelles pour les accompagner lors de leur première session. Rappelez les trucs et astuces en cas de dysfonctionnements techniques. Songez qu’un remote est un réel challenge pour toute personne qui n’y est pas habituée : entre les aspects techniques et l’animation de la réunion à distance, ce sont plusieurs compétences qu’il faudra mettre en œuvre en même temps. 2 à 3 répétitions préalables en interne permettent aussi de désacraliser l’exercice et gagner en confiance facilement.

Évitez les rdv remote avec des médecins que vous ne connaissez pas encore.

Une rencontre en rdv présentiel est toujours préférable pour créer un premier contact humain nécessaire à toute session à distance. Aussi des dysfonctionnements techniques lors d’une première rencontre laisseront toujours une image de manque de professionnalisme qu’il sera dur de faire disparaître.

Pensez à envoyer une invitation agenda à votre médecin avant l’évènement et lui rappeler la veille votre rdv à distance avec toutes les informations de connexion. Cette simple invitation agenda permettra d’engager le médecin dans le rdv.

Après la session, envoyez un email marketing de synthèse des points clés de votre présentation qui sera envoyé directement par votre délégué au médecin. Rien de mieux que de conclure votre remote e-detailing par un email en nom propre pour renforcer la relation médecin-représentant.

Sources :

  • http://blog.entouch.jp/en/best-practices-in-remote-detailing
  • https://www.evokegroup.com/thought-leadership/10-tips-for-great-remote-detailing/
  • https://www.anthillagency.com/insights/best-practices-in-pharma-remote-hcp-engagement
  • https://www.anthillagency.com/insights/what-great-edetailing-looks-like-in-2020
  • https://www.shift.fr/news-comment-faire-de-la-visite-medicale-a-distance-un-succes.html

Cas pratique : remote e-detailing Pierre Fabre – Permixon

Découvrez comment nous avons accompagné Pierre Fabre Medical Care pour la mise en oeuvre de la campagne marketing internationale multicanale 2022 de promotion de Permixon.

Une stratégie multicanale comprenant des remotes e-detailing construits autour de persona permettant de travailler sur leur relation avec les médecins – urologues et médecins généraliste.

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