Comment optimiser la promotion de votre webinaire

Vous organisez un webinaire, une web RP, un évènement distanciel et vous souhaitez optimiser le taux de participation à cet évènement ?
Voici quelques astuces qui ont fait leurs preuves et que vous pouvez mettre en œuvre pour favoriser la participation.


Premièrement, ne vous y prenez pas à la dernière minute pour organiser votre évènement et ainsi pouvoir communiquer suffisamment longtemps en avance pour enregistrer des inscriptions sur la durée. 1 mois est le délai minimum que nous vous recommandons pour initier la promotion de votre évènement avant la date de celui-ci.

Pour attirer un maximum de participants, choisissez avec attention la date à laquelle vous souhaitez organiser cet évènement. Premièrement vous éviterez toutes les périodes de vacances scolaires des régions dans lesquelles résident votre audience. Ensuite, étudiez les évènements concurrents qui pourraient susciter plus d’intérêts de la part des potentiels participants. Vous penserez en premier lieu aux évènements concurrents dans votre spécialité médicale mais ne négligez pas non plus les événements sportifs nationaux qui sont aussi des concurrents sérieux à intégrer dans le choix de la date.

Une fois la date définie, il va falloir mettre en œuvre la stratégie de promotion de votre évènement.

L’emailing reste le support de prédilection pour communiquer sur votre évènement. 30 jours avant la date de celui-ci, envoyez votre première communication auprès des cibles. C’est souvent lors de ce premier envoi que vous mesurerez si la thématique suscite l’intérêt des participants. En effet cette première communication est celle qui générera souvent le plus d’inscriptions.

Vous comprendrez donc qu’il est important de ne pas rater cette première campagne.

Pour cela :

Premièrement, proposer un objet suffisamment court et percutant pour que celui-ci soit visible en entier sur un client de messagerie smartphone et qu’il suscite l’envie d’ouvrir le mail

En second lieu, utilisez une adresse email d’une personne qui existe réellement dans l’entreprise ou bien créez une adresse email qui semble appartenir à une personne réelle. Vos destinataires sont plus engagés en recevant un email nominatif plutôt qu’émanant d’une boite générique comme no-reply@entreprise.com qui n’attend pas de réponse.


Point 3, le contenu de votre message doit être simple et direct. Évitez les emails à rallonge qui ne seront pas lus jusqu’au bout. En quelques phrases vos interlocuteurs doivent comprendre quel est le contenu de l’évènement et pourquoi il a tout intérêt à y participer.

Enfin, vérifier la mise en forme de votre email sur ordinateur mais aussi sur mobile. Selon l’éditeur américain de solution emailing « Litmus », en 2018 43% des emails étaient ouverts sur un mobile et ceux non compatibles avec ce terminal mis à la poubelle en 3 secondes. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à écouter notre podcast dédié à la construction d’un emailing performant.
Si votre audience est de taille importante, n’hésitez pas à faire un test A/B sur l’objet ou le contenu pour évaluer quel message transformera le plus.

Un test A/B consiste à tester un contenu A vs. Un contenu B.
Faites ce test sur une sous-population de votre cible, dont la taille sera suffisante pour vous permettre de tirer des conclusions. Ce test sur une centaine de personnes vous permettra d’évaluer l’engagement sur l’une ou l’autre version.

Après le 1er envoi, renouvelez votre campagne chaque semaine jusque 3 jours avant l’évènement.
Dans la mesure du possible, proposez, lors de chaque nouvelle campagne, une information complémentaire concernant l’évènement, qui va susciter l’intérêt des prospects qui ne se sont pas encore inscrits. Par exemple, des données non publiées y seront dévoilées, ou encore une tête d’affiche reconnue, etc. Adaptez l’objet et le contenu de votre email pour valoriser cette information supplémentaire. Elle permettra de convertir des indécis.

Surtout, supprimez de votre nouvel envoi les personnes qui se sont déjà inscrites. Cela pourrait leur donner la sensation que leur inscription n’a pas été prise en compte.

La dernière semaine avant l’évènement, communiquez sur un email “J-7”. A ce moment les prospects non encore inscrits auront une visibilité plus fine sur leur agenda et leur disponibilité.

Entre chaque campagne emailing, pensez à confirmer leur inscription aux participants qui se sont enregistrés. Vous pouvez utiliser la même adresse email que celle utilisée pour l’envoi des invitations ou alors communiquer avec une autre adresse email, pourvu que celle-ci soit celle d’un de vos collaborateurs ou collaboratrices. En effet il n’est pas rare que des questions soient adressées à l’expéditeur de cette invitation. Il est important d’y apporter des réponses.

 

Pour augmenter le taux de participation, doublez votre email de confirmation d’une invitation agenda. Cette invitation agenda permettra de réserver le créneau horaire dans le calendrier de votre invité et ainsi de lui éviter d’oublier votre évènement ou de prévoir autre chose sur le même créneau horaire. Cette invitation doit contenir à minima le programme de la manifestation et idéalement les informations de connexion à votre évènement. Si vous n’en disposez pas encore, précisez dans le mail qui accompagne votre invitation agenda que vous les communiquerez dès que possible.

Il ne suffit pas d’avoir bloqué le créneau dans l’agenda de vos interlocuteurs pour les voir se présenter à votre évènement.

Alors la veille de l’évènement envoyer un email de rappel avec le programme de la manifestation et les informations de connexion. Renvoyez enfin un dernier email 15 à 10 minutes avant l’évènement. Cette simple astuce vous permet de récupérer des participants qui auront simplement perdu les données de connexion, même si vous leur avez envoyez une invitation. 15 à 10 minutes avant l’évènement permettent à votre email d’apparaître dans les premiers de la boite de réception de votre interlocuteur. Pour cet email, ne cherchez pas à communiquer sur autre chose que les informations de connexion. Ce mail doit permettre un accès rapide et de dernière minute à votre évènement.

 

Si l’email marketing constitue un des moyens de promotion les plus simples à mettre en œuvre et à moindre cout, capitalisez aussi sur les autres moyens à votre disposition pour engager vos cibles.
Les invitations personnelles, et en premier lieu celles effectuées lors d’une rencontre face-face ou lors d’un appel téléphonique ont un taux d’engagement plus élevé. Une fois que votre interlocuteur a confirmé sa présence, difficile de reculer. Engager donc vos réseaux terrains pour qu’ils sollicitent leurs contacts. Vous pouvez aussi leur demander de compléter les campagnes d’email marketing en relayant eux-mêmes en nom propre ces campagnes. Une invitation email reçue d’un de vos contacts, même sans mise en forme graphique, sera très efficace. Et un rappel la veille de l’évènement, par cette personne auprès de ces contacts permettra de limiter l’absentéisme de dernière minute.

Enfin si votre évènement s’y prête, partagez-le sur les réseaux sociaux. Et pour un évènement professionnel, Linked-in offre l’opportunité de relayer celui-ci et de collecter les engagements de participation. Un moyen qui permet aussi de capitaliser sur la dimension virale de ce réseau social pour engager au-delà de votre audience cible grâce à la visibilité qu’offriront vos inscrits auprès de leur réseau personnel respectif.
Voilà, nous vous avons partagé ici plusieurs de nos techniques pour optimiser le taux de participation à votre évènement et ainsi éviter de pâtir d’un taux de “no-show” trop important, qui peut faire de votre évènement un succès ou une réussite peu importe la thématique, les intervenants, la qualité du contenu ou encore les aspects techniques.

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